Previous Entry Share Next Entry
Планирование и разработка программы внедрения тайм-менеджмента.
логотип Ти Ай Системс
tisystems

Ранее в нашей компании для работы каждый выбирал себе свои особенные инструменты, помогающие отслеживать задачи и затрачиваемое время. Например, делались записи в ежедневниках, заводили будильник, даже просили сделать напоминание коллег. Самые «продвинутые» сотрудники пошли дальше и создавали программки, присылающие напоминания по e-mail.

Кроме этого, предпринимались различные попытки управления временем. Уведомления присылались по электронной почте, календари велись сначала в файлах MS Office, затем в виде записей – на web портале, задачи в виде списка дел to-do.
Отчеты о потраченном времени всегда представляли собой головную боль и для сотрудника, и для его руководителя. Зачастую их просто забывали предоставить.
Информация о текущих делах (задачах) была не структурирована, ее получение требовало непосредственного контакта с сотрудником, не говоря уже о том, что этой информации просто не было онлайн.
Было перепробовано множество средств управления персональной информацией Personal Information Manager (PIM) календарей, электронных ежедневников, но все это было до того, как появился ответ на все поставленные вопросы.

Успешный опыт внедрения тайм менеджмента в других компаниях привлек наше внимание. Названия тайм менеджмент, управление временем пришли сами собой. Хорошая идея – идея тайм менеджмента - потребовала качественной инструментальной поддержки.
И наконец, с появлением управления временем в нашей компании и MS Outlook стало возможно отбросить устаревшие и неэффективные привычки и сконцентрироваться только на главных целях.

Итак, были приняты ключевые решения и тайм-менеджменту в нашей компании дан зеленый свет.
 


 

Планирование и разработка программы внедрения

 

Вначале с участием топ-менеджеров были выделены зоны развития тайм-менеджмента и выстроена связь со стратегическими целями компании. Развитие должно быть достигнуто за счет повышения производительности компании и роста продуктивности её сотрудников. Затем выполнено детальное планирование внедрения. Определены критерии успешности, таймлайн и очерчены границы или scope проекта. Составлен план-график проекта, учитывающий все задачи внедрения и обучения, в основу которого легли материалы программы ИТ-Фитнес: Управление временем. 

 

Решено проводить внедрение поэтапно, но и с возможностью динамически вносить корректировки с учетом результатов полученных на каждом этапе.

 

В первую очередь в активную работу были привлечены команды и департаменты, остро нуждающиеся в дополнительных временных ресурсах. В Ти Ай Системс это отделы маркетинга и продаж, специалисты отдела технических решений. Генеральный директор - как первое лицо компании - также активно начнет применять правила тайм-менеджмента. Затем единые правила будут распространены на всю компанию.

Изменения будут происходить в два этапа.

 Первый этап включает правила самоорганизации, планирования работы, систематизации задач и контактной информации. Здесь о том, как нужно вести встречи в календаре с категориями, планировать задачи на день, на неделю, принимать и отправлять поручения, обмениваться контактами только в универсальном формате vCard.

Второй этап включает правила обмена информацией и управления временем совместно с коллегами. О том, как работать со сроками для входящей переписки и делать расстановку приоритетов, как пользоваться общей библиотекой шаблонов, как повсеместно быть на связи и получать доступ к любой информации с мобильных устройств.

В завершение несколько полезных советов которые помогут нам перед стартом.

До внедрения. Чтобы после внедрения можно было лучше понять результаты изменений, нужно знать, как это было до начала внедрения. И поскольку мы выбрали MS Outlook в качестве флагманского инструмента тайм менеджмента, поэтому и многие показатели будут получены на основе данных Outlook. К счастью здесь есть то что может потребоваться – встречи в календаре, задачи, поручения – все привязано к конкретному времени и в плане автоматизации Microsoft нас не ограничивает, поэтому показатели могут выбираться из пользовательского интерфейса или автоматически.

Взаимная поддержка и взаимный контроль. Единые правила принимаются коллективом быстрее, если используются подход взаимной поддержки и взаимного контроля на всех этапах. Взаимная поддержка дает право подсказать там, где это нужно, а взаимный контроль, по смыслу это доброжелательная и авторитетная настойчивость с которой трудно не согласиться.

Приоритет прежде всего. Мы поняли, что расстановку приоритетов в списке дел нужно делать не хаотично, а придерживаясь общей системы. Здесь поможет ABC анализ, хотя есть и другие методы тайм менеджмента. Сразу же при постановке задача сразу получает свой приоритет и занимает в соответствии с ним свое место в списке дел – «выше» или «ниже»:

A – Задачи отмеченные как срочные и важные

B – Задачи отмеченные как важные, но не срочные

C – Задачи неважные и несрочные

Задачи проекта по внедрению тайм менеджмента – такие же задачи и поэтому имеют свой приоритет.

Внедрение правил происходит по плану. Скоро здесь будут опубликованы первые результаты!



?

Log in