Previous Entry Share Next Entry
Цифры и факты. Часть1. Презентация первого этапа внедрения тайм-менеджмента.
логотип Ти Ай Системс
tisystems

Презентация первого этапа внедрения
можно посмотреть здесь:
http://www.slideshare.net/ncherednichenko/ss-6292209

В презентации несколько советов по первому этапу внедрение Тайм-менеджмента на MS Outlook в компании.
Это звучит невероятно, но Тайм-Менеджмент может привнести структуру и порядок в дела там, где ощущается острая нехватка временных ресурсов. Если проблема состоит в нехватке времени и нужно ее решать – значит нужно инвестировать в оптимизацию временных затрат.
Принципы и методики тайм-менеджмента

Анализ ABC, принцип 80/20, матрица Эйзенхауэра, POSEC (Prioritize by Organizing, Streamlining, Economizing and Contributing) – выбор этих методик поможет применить к определению приоритета системный подход.
Цветовое кодирование самый простой и эффективный способ классификации информации. Категории MS Outlook логически объединяют записи календарей, сообщения, задачи и контакты, устанавливая связи между ними по одной общей для них цели.
Принципы взаимной поддержки и взаимного контроля помогают внедрению новых технологий на уровне компании.

Использование MS Outlook
Записи в календаре (встречи) помогают при планировании рабочего графика на день и неделю. Организационно-подготовительные мероприятия, приглашение участников и согласование времени собрания – все это возможно сделать менее чем за минуту.
Пример значений процента завершения в задаче (поручении): 0 – работа не началась,
25 – задача поставлена (принята), 50 – идет процесс выполнения, 75 – задача выполнена требуется согласование результата,
100 – задача (поручение) выполнены и перемещены в архив.
В отличие от задачи поручение требует выбрать ответственного исполнителя.

Показатели
Нужно вести учет показателей внедрения программы до начала внедрения и к моменту завершения каждого этапа по графику внедрения. Полученные значения помогут объективно оценить текущую ситуацию и принимать правильные решения по выбору корректирующих действий.

Контакты
Заполнять контакты нужно правильно!
Правильно заполненный телефонный номер (с международным и федеральными кодами) позволяет делать звонки из любого места. А правильно заполненное поле адрес поможет определить географическое местоположение контакта на карте.
Поле «Примечание» можно использовать для истории взаимодействия с персоной, например если это клиент.
Для контакта также можно использовать отметку «К исполнению» и соответственно напоминание.
Нажатие кнопки «Действия» позволит по запросу выбрать всю историю взаимодействия с контактом из Outlook и не только.

Хронологический отчет
Дневник помогает отслеживать в MS Outlook продолжительность определенных действий – например телефонных звонков или работы с электронными документами. Если дневник запущен, то в фоновом режиме фиксируется хронология, по которой при необходимости делается отчет.

Ссылка на видеозапись с инструкцией по созданию поручения из электронного письма e-mail
http://www.youtube.com/watch?v=uAbTc0kUBJs&hd=1


?

Log in